CAFM Systeme
(Computer-Aided-Facility-Management System)
Das im Unternehmen genutzte System ist eine browserbasierte, modulare CAFM-Anwendung, die als offenes und flexibles System zu verstehen ist. Die Funktionalität ist auch ohne die Installation zusätzlicher Applikationen, Add-Ins, Desktop-Komponenten gewährleistet.
Die Anwendung greift auf eine, sich physisch auf dem Server der DSR Immobilien-Gruppe befindliche, SQL-Datenbank zu, die über eine Internetanbindung die weltweite Erreichbarkeit der eigenen Daten sicherstellt.
User-Management
Das User-Management ist rollenbasiert gestaltet. Somit sind quasi alle Zugriffsstufen einstellbar. Dem Auftraggeber wird ein transparenter und zu jeder Zeit abrufbarer Zugang zur Verfügung gestellt.
Aktuelle Themen wie z.B.
- Mietverträge
- Wartungstermine
- Instandhaltungs- /Instandsetzungsprojekte
- Gewährleistungsfristen
Wichtige objekt- und projektbezogene Dokumentation (z.B. Grundrisse, Baugenehmigungen, Fluchtwegspläne, Gutachten, ect.) können mit geringem Aufwand abgerufen werden. Dies ermöglicht eine optimale Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
Auch zusätzliche Felder können durch die Administration hinzugefügt werden, um weitere Informationen abzubilden. Um mit dem System arbeiten zu können, genügt den Anwendern bereits eine Einzel-Schulung.
Funktionalitäten
Nach der Anmeldung gelangt man standardmäßig in das so genannte Dashboard. Hier erhält der AG gebündelt die für ihn wichtigsten Informationen, wie z. B. eine Übersicht über die aktuellen Termine. Außerdem können Kurzwegbuttons und Berichte vordefiniert werden, um so bereits von der Startseite aus seine Abfragen (z.B. Mietvertragsübersicht, Termine für SV-Prüfungen) auf schnellstem Wege zu erreichen.
Zu den wichtigsten Modulen zählen
- die Instandhaltung, Abbildung der technischen Gebäudeausstattungen der einzelnen Liegenschaften in Anlehnung an die DIN 276
- Berichtswesen zu u. a. Wartungen und Aufträgen
- der Servicedesk, dient vordergründig der Kommunikation mit der Haustechnik. So können hier Meldungen aufgegeben werden, die kleinere Arbeiten betreffen. Aus einer Meldung können wiederum Maßnahmen erstellt, um einen höheren Informationscharakter zu erhalten.
- die Gebäude- und Mietverwaltung visualisiert den Baukern. Hier sind Auswertungen von bspw. hinterlegten Grundrissplänen möglich, ohne dafür eine teure zusätzliche Software nutzen zu müssen. Ein integrierter CAD-Viewer ermöglicht die visuelle Darstellung und exakte Verortung von Mieteinheiten oder Anlagen- und Gerätestandorten auf Raumbasis
- der Mieterverwaltung sind diverse Informationen zu bestehenden, beendeten sowie vorgemerkten Mietverträgen zu entnehmen. Neben den kaufmännischen Informationen, wie Mietzins und weitere, sind hier auch die Mieterdaten zu entnehmen.
- das Vertragsmodul, dient der Abbildung von Wartungs-, Dienstleistungs- oder Versicherungsverträge der zu betreuenden Wirtschaftseinheit (z.B. Liegenschaft, Gebäude, techn. Anlage)
Vorteile für den Auftraggeber
- Fehlerminimierung durch systemische Abbildung aller Leistungsprozesse der Hausverwaltung
- Kostenersparnis, da durch den AG keine eigene Software vorgehalten, gewartet und/oder gepflegt werden muss
- Datenaktualität/-sicherheit da eine doppelte Datenhaltung beim AG entfällt (Daten werden laufend gepflegt und zyklisch gesichert)
- Möglichkeit zur Erstellung aktueller ad-hoc-Auswertungen von vordefinierten Berichten (z.B. Budgetplanung/-auswertung, Mieterträge, Leerstände, Termine, Projektverwaltung)
- Elektronische Mieterakte mit lückenloser Dokumentation (z. B. Mietverträge, Übergabeprotokolle, Mahnungen, Mietzahlungen)
Copyright: Armin Fritz